Comment former une équipe de coordination des challenges efficace ?

Les challenges de l’innovation comptent parmi les méthodes les plus efficaces pour stimuler l’innovation au sein des organisations, des entreprises et des marchés. Mais qu’est-ce qu’un challenge, me direz-vous ?

Un challenge, c’est une sollicitation d’idées soumise à un délai précis, dans des buts et un contexte bien définis..

En partageant les bons challenges avec les bons publics, vous pouvez stimuler votre culture de l’innovation et faire surgir des idées insoupçonnées susceptibles de faire évoluer la situation et d’apporter une plus-value à votre organisation.

Les challenges sont remarquables en ce sens qu’ils éveillent les consciences et soulignent les aspects sur lesquels une entreprise a le plus besoin d’innover, tout en inspirant les individus qui sont invités à collaborer en vue d’apporter des réponses aux problèmes soulevés.

Les challenges contribueront également à entretenir un flux d’idées satisfaisant en éveillant l’intérêt de tous et en appelant les différents acteurs à l’action. La définition de fins et d’orientations communes permet aux participants de tisser des liens et de former des coalitions propices à l’innovation. De cette manière, vous bénéficiez de nouvelles connaissances qui, une fois combinées, donneront naissance à des idées plus solides.

Mais savoir comment gérer les challenges et leur lancement est vital pour garantir le succès de cette méthode de génération d’idée.

Vous cherchez des conseils sur la conduite à tenir pour gérer vos challenges ? Nous sommes là pour vous aider. 

Voici quelques conseils pratiques sur la marche à suivre pour lancer vos challenges, de la phase de préparation à la finalisation de ceux-ci.

Quelles sont les tâches principales de l’équipe de coordination du challenge ?

En tant qu’équipe de coordination des challenges, vous êtes sans doute plutôt au fait des problèmes ou besoins qui vous poussent à lancer des challenges d’innovation et les mener à bien. 

C’est une bonne chose.

Les équipes de coordination des challenges devraient être représentatives de la population la plus désireuse d’obtenir une aide à la résolution des problèmes en question.

L’équipe de coordination des challenges devra stimuler l’engagement des participants et rendre la participation de la communauté au processus aussi simple que possible.

L’équipe devrait en outre s’efforcer de motiver l’ensemble de la communauté en recourant à des stratégies de communication percutantes ainsi qu’à diverses autres méthodes. 

Enfin, ce sont eux qui sont responsables des opérations de sélection et d’évaluation des idées qui auront lieu vers la fin du challenge.

L’équipe de coordination des challenges joue un rôle essentiel dans la création d’un pont entre la communauté et les activités d’innovation. Voilà une mission plutôt chouette !

Passons maintenant en revue les particularités requises pour l’organisation d’un challenge efficace.

Comment lancer un challenge d’innovation efficace ?

1. DÉFINISSEZ BIEN QUELS SONT VOS OBJECTIFS EN MATIÈRE D’INNOVATION

Avant de commencer, vous devez définir vos objectifs en matière d’innovation ou vous renseigner auprès de votre hiérarchie sur leurs objectifs en matière d’innovation.

Ces objectifs nous orientent et nous permettent de mobiliser plus efficacement les autres acteurs de l’innovation.

Votre objectif est-il de résoudre une problématique précise, satisfaire à un besoin concret ou encore saisir une opportunité ciblée ?

Peut-être souhaitez-vous tout simplement identifier de nouvelles perspectives d’innovation dans un domaine déterminé ?

Quel que soit votre objectif, veillez à ce que les résultats escomptés de votre challenge soient clairement énoncés.

2. CHOISISSEZ QUI VOUS SOUHAITEZ VOIR PARTICIPER À CE CHALLENGE

Un des grands avantages de ces challenges, c’est que vous pouvez les ouvrir à différentes catégories d’individus. À ce stade, votre rôle consistera à déterminer qui pourra participer à ce challenge.

Vous pouvez par exemple choisir de focaliser votre challenge sur les employés d’un secteur spécifique ou décider au contraire d’y inclure l’ensemble de l’organisation. Vous pouvez également faire porter le challenge sur un thème particulier et y faire participer les personnes qualifiées au sein de votre entreprise. Un nombre infini de possibilités s’offrent à vous.

Cette étape vous permettra de mieux planifier le lancement du défi, dans la mesure où vous aurez une vision plus juste des participants à ce dernier ainsi que des ressources nécessaires pour permettre à tous les participants d’y accéder aisément.

3. CHOISISSEZ SUR QUELLE PLATE-FORME VOUS ORGANISEREZ VOTRE CHALLENGE

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et déterminé qui vous souhaitiez toucher avec votre challenge, le moment est venu de choisir quelle plate-forme utiliser pour lancer ce dernier.

Il existe divers outils à votre disposition pour lancer ce challenge. Vous pouvez par exemple héberger un événement en direct accessible à tous les participants. Il est également possible de désigner un point physique au sein de votre entreprise où les participants pourront déposer leurs idées. De même, vous pouvez vous appuyer sur des e-mails et des feuilles de calcul pour garder une trace des idées collectées.

Aucune des approches mentionnées jusqu’à présent n’est mauvaise en soi, pour autant ce ne sont pas forcément les plus efficaces ni les moins chronophages. C’est pourquoi de nombreuses entreprises et organisations se tournent vers des logiciels de management de l’innovation à même de les aider à relever les défis qui se profilent à l’horizon.

En automatisant le déploiement de nouveaux challenges, ces logiciels de management de l’innovation facilitent l’intégration de participants internes et externes et la coordination de l’ensemble du processus.

InnovationCast est un exemple type de ce genre de solution et un excellent choix de plateforme pour cette utilisation. Cette solution logicielle vous permet en effet de lancer des campagnes de challenge de l’innovation à durée limitée en seulement quelques minutes et vous fournit tous les outils nécessaires pour entretenir la motivation des participants.

InnovationCast met à votre disposition une plate-forme centrale à partir de laquelle vous pourrez lancer vos campagnes. Il vous permet en outre d’intégrer en un clin d’œil les participants en leur donnant la possibilité de soumettre leurs idées, de commenter les idées et de réagir sur celles des autres participants.

En tant qu’équipe de coordination du challenge, il vous sera possible de concevoir des formulaires de soumission intégrant des questions directrices visant à orienter les idées proposées. De cette manière, vous vous épargnerez le modèle « boîte à idées » où les propositions peuvent être exprimées sans aucune restriction. 

En ce qui concerne la section « commentaires », les intéressés pourront attribuer une note aux idées et indiquer les raisons pour lesquelles ils pensent que cette idée est valable, en quoi elle mériterait d’être approfondie ou encore poser toute question complémentaire qu’ils pourraient avoir.

En outre, InnovationCast met à votre disposition des éléments de gamification qui contribuent à renforcer la participation. Ainsi, les participants contribuant de manière significative à enrichir une idée pourront être identifiés publiquement sur la plateforme comme « contributeurs significatifs », mais aussi se voir attribuer des badges supplémentaires. Les gestionnaires ont la possibilité de définir leur propre système de badges suivant le modèle de participation recherché.

Les solutions logicielles de management de l’innovation sont très utiles lorsqu’il est question du lancement d’un challenge. Elles permettent d’automatiser le processus, de concentrer toute votre communauté en un seul et même endroit et d’obtenir plus facilement les résultats escomptés.

4. FORMULEZ LE CHALLENGE

Une fois que vous aurez choisi la plate-forme sur laquelle se déroulera ce challenge, vous pouvez commencer à en ébaucher le contenu. Pour être bien rédigé, le contenu du challenge devra inclure trois volets : le contexte, la description du challenge et enfin, ses critères d’évaluation.

Le contexte

Il faut que votre audience soit à même de cerner le contexte du challenge. Ce n’est pas parce que vous connaissez certaines des problématiques à résoudre ou les objectifs de l’entreprise en matière d’innovation que c’est le cas de la majeure partie de votre audience cible. En recevant les bonnes informations contextuelles, les participants pourront formuler des idées qui répondront directement à la problématique.

Cherchez à répondre à la question : « Pourquoi voulons-nous organiser ce challenge ? »

Après quoi, vous pourrez en exposer le pourquoi.. Cette démarche a pour but d’inspirer et de retenir l’attention de votre public. Simon Sinek, conférencier motivateur et auteur du livre Commencez par Pourquoi, a énoncé l’importance du Pourquoi lorsqu’il s’agit de motiver les individus :

« Lorsque vous faites bien les choses, votre ‘Pourquoi’ offrira aux gens une cause en laquelle croire, un but à poursuivre et des raisons suffisantes pour faire ces choses qui feront avancer votre organisation ».

Il en va de même pour votre façon de communiquer sur votre challenge. Ne commencez pas immédiatement à énoncer ce que vous attendez des participants, prenez plutôt le temps de les inspirer en leur indiquant clairement le pourquoi de votre challenge.

Tous ceux qui liront votre défi devront alors choisir ou non d’y participer. Pour les convaincre et les toucher, vous devez leur donner une idée très précise de l’objectif, du degré d’urgence de la situation et des perspectives de changement positif et significatif qui découleront de ce challenge.

La description du challenge

Une fois que vous aurez exposé convenablement le contexte à votre public, vous pourrez alors entrer dans le vif du sujet et formuler votre appel à l’action.

Tout d’abord, efforcez-vous de résumer en un paragraphe le challenge proposé. Évitez de trop dépasser cette limite. 

Votre objectif est d’inciter vos lecteurs à continuer de vous lire pour qu’ils se familiarisent davantage avec vos attentes et, à terme, qu’ils décident ou non de participer à votre événement.

Indiquez clairement à votre public quel est le problème que cherche à résoudre ce challenge et le type de solutions que vous cherchez à obtenir. Ce challenge porte-t-il sur un besoin ou sur une situation conflictuelle ? Cherche-t-il tout simplement à explorer des opportunités émergentes ? Efforcez-vous de rester aussi direct que possible quant à la finalité du challenge.

Le reste de votre description devra pour sa part combler les éventuelles lacunes restantes. Gardez en mémoire que cette description doit être exhaustive et facile à lire. Si vous en avez la possibilité, ne vous privez pas d’utiliser des vidéos, des diagrammes et toute autre illustration pertinente pour faire passer votre message.

Si vous disposez d’éléments moins pertinents, mais que vous souhaitez tout de même les communiquez à votre audience, pourquoi ne pas les inclure en pièce jointe et faire part à vos lecteurs de leur emplacement. À défaut, intégrer la publication de ces contenus à votre plan de communications de suivi (comme sous forme d’article de blog) peut être un très bon moyen de continuer à mobiliser les intéressés.

Les critères d’évaluation

Parfois, les challenges de l’innovation ont des objectifs ambitieux et visent à résoudre des problématiques majeures. Les challenges de cette nature pourraient appeler des idées qui donneront lieu à avancées décisives.

À d’autres occasions, vous pourriez aussi lancer des challenges dont la participation sera ouverte à un cercle d’individus plus étendu afin de stimuler l’innovation.

En fonction de l’objectif affiché par ce challenge, vous vous devez de communiquer clairement la démarche suivie pour l’évaluation des idées. Ainsi, les participants peuvent se faire une idée plus précise des orientations à prendre et vérifier si leur idée s’inscrit ou non dans la logique du challenge.

Chaque challenge doit être assorti d’un ensemble de critères pertinents pour son champ d’application. Ces critères sont à définir puis à communiquer aux intéressés. Les questions suivantes peuvent vous guider dans l’élaboration des critères d’évaluation :

• L’idée est-elle bien expliquée ?

• Répond-elle vraiment au challenge ?

• Est-elle pertinente compte tenu des objectifs du challenge ?

• Est-elle satisfaisante aux yeux de ses destinataires ?

• Semble-t-elle viable sur le plan financier ?

• Semble-t-elle réalisable ?

• Les résultats obtenus semblent-ils durables ?

Dans la section « évaluation » de votre défi, vous devez aussi informer le public de toute considération ou de toute contrainte supplémentaire qui s’avérerait pertinente.

S’il existe des solutions potentielles déjà étudiées par le passé, mais qui n’ont pas été retenues, il est alors tout à fait possible de le signaler au préalable à vos lecteurs.

6. CRÉEZ UN CALENDRIER ET FIXEZ UNE DATE DE CLÔTURE

Vient ensuite la détermination d’un calendrier et d’une date de clôture. C’est à cette étape que vous devrez déterminer la période la plus propice au lancement du challenge et la durée de celui-ci.

Il est essentiel de choisir une période où les participants seront plus susceptibles de participer et où ils se heurteront à moins de barrières en cours de route. Tenez compte du calendrier interne à votre entreprise et des périodes contraignantes comme les vacances, la période de clôture trimestrielle ou annuelle, mais aussi de toute autre période d’effervescence professionnelle. Organisez votre programme avec soin et déterminez le moment le plus favorable au lancement de ce challenge.

Vous devez également décider de la suite des opérations, une fois le défi clôturé. Concrètement, comment récompenserez-vous la participation des intéressés et comment mettrez-vous en avant leurs idées ? Comment communiquerez-vous les résultats à l’ensemble de la communauté ?

Et pour que le lancement de votre challenge se déroule sans encombre, vous devez garder en mémoire ces détails clés.

7. CONCEVEZ VOTRE STRATÉGIE DE COMMUNICATION

Quel que soit le type de campagne ou de concours que vous souhaitiez organiser, vous devez absolument avoir une stratégie de communication pour toucher efficacement votre audience et pour l’encourager à participer et à apporter régulièrement sa pierre à l’édifice.

Il en va de même pour les challenges de l’innovation. Une stratégie de communication efficace veillera à ce que votre public soit motivé pour participer et à ce qu’il adhère à votre challenge tout au long de celui-ci.

La stratégie de communication devra couvrir aussi bien la période qui précède le lancement du challenge que celle de sa clôture.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’élaboration de votre stratégie de communication :

• Déterminez comment vous diffuserez les informations sur ce challenge en vue de susciter l’intérêt des participants et précisez ce que vous attendez d’eux dans le cadre du challenge.

• Concevez des actions visant à inciter les participants à continuer de se mobiliser autour de ce challenge, dans l’idéal en leur partageant du contenu inspirant. Assurez-vous également de suivre de près la participation tout au long du challenge.

Une stratégie de communication habile contribuera à informer les participants de l’existence du challenge et à les persuader d’y prendre part.

Maintenant que vous savez comment composer une équipe de coordination de challenges efficace et que vous connaissez les astuces pour un lancement réussi, à vous de jouer ! 

Vous souhaitez recourir à un logiciel de management de l’innovation pour vous épauler dans cette démarche ? N’hésitez pas à vous informer sur InnovationCast..

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